【特定不能・所在不明の内容と証明（調査）方法・調査報告書サンプル】
１ 特定不能・所在不明の内容と証明（調査）方法・調査報告書サンプル
令和３年の民法改正で、今までになかった便利な制度が新たに作られました。その中に、所有者や共有者が特定できない、または（特定できていても）所在が判明しない、という場合の支障（問題）を解消できる制度があります。共有に関するものだけでも次のようなものがあります。
詳しくはこちら｜所在等不明共有者がいる場合の変更・管理の裁判手続（令和３年改正）
詳しくはこちら｜所在等不明共有者の不動産の共有持分取得手続（令和３年改正）
詳しくはこちら｜所在等不明共有者の不動産の共有持分譲渡権限付与手続（令和３年改正）
これらの制度を使うには、共有者（や所有者）が特定不能、または所在不明といえなくてはなりません。では、具体的にはどのような状況であれば認められるのでしょうか。本記事では、特定不能・所在不明の中身と、具体的にどのような調査をして、実際の手続でどのような書面を作成するのか、ということを説明します。
２ 特定不能・所在不明の基本的な内容
条文上の表現では、「共有者（所有者）を知ることができず、又はその所在を知ることができないとき」となっています。
単純に考えると、共有者の氏名（個人）や名称（法人）が分からない、または、どこにいるかが分からない、のどちらか、ということになります。一定の調査をしたけれど分からない（知ることができない）、という状況が必要です。
特定不能・所在不明の基本的な内容
あ 中間試案
（管理・変更決定の裁判について）
（注２）②の「他の共有者を知ることができず、又はその所在を知ることができないとき」が認められるためには、必要な調査を尽くしても、共有者の氏名又は名称やその所在を知ることができないときをいう。
※民法・不動産登記法部会『民法・不動産登記法（所有者不明土地関係）等の改正に関する中間試案』２０１９年１２月ｐ３
（持分取得・持分譲渡権限付与の裁判について）
共有者を知ることができず、又はその所在を知ることができないときとは、必要な調査を尽くしても、共有者の氏名又は名称やその所在を知ることができないときをいう。
※民法・不動産登記法部会『民法・不動産登記法（所有者不明土地関係）等の改正に関する中間試案』２０１９年１２月ｐ９
い 法務省・改正のポイント
・所在等不明の証明
例えば、不動産の場合には、裁判所に対し、登記簿上共有者の氏名等や所在が不明であるだけではなく、住民票調査など必要な調査を尽くしても氏名等や所在が不明であることを証明することが必要
※「令和３年民法・不動産登記法改正、相続土地国庫帰属法のポイント」法務省民事局２０２１年ｐ３３
３ 特定不能の具体例
所在不明は実際によく起きていて、対応に困ることがあります（それに対応するために新制度を制定したのです）。一方で、特定不能ということは実際にはあまり起きません。ただ、まれに起きて、所在不明と同じように困ることになるので、ある意味「ついで」で制度に含めた、という経緯があります。実際に共有者が特定不能、つまり誰かが分からない、ということが（たまに）起きるのは表題部しかない登記で、表題部の所有者の欄に「Aほか◯名」という記載にとどまっているケースです。
特定不能の具体例
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ１８
なお、相続人がみあたらない場合も特定不能となります（後述）。
４ 所在不明の調査・住所の特定
共有者（や所有者）が所在不明といえるためには、一定の調査をしたけれど判明しなかった、という事情が必要です（前述）。
具体的な調査の内容としては、まずは、登記情報や戸籍・住民票の情報といった公的な資料から共有者の「住所」（場所）を特定します。判明した「住所」に当該共有者がいない（住んでいない）という状況が、所在不明の基本です。具体的には手紙を出しても届かない（戻ってきてしまう）、または、訪問しても住んでいる形跡がない、という状況のことです。
所在不明の調査・住所の特定
あ 中間試案
所在を知ることができないかどうかの調査方法については、少なくとも、
①所有者が自然人である場合には、登記簿上及び住民票上の住所に居住していないかどうかを調査する（所有者が死亡している場合には、戸籍を調査して、その戸籍の調査で判明した相続人の住民票を調査する）ことや、
②所有者が法人である場合には、
イ）法人の登記簿上の所在地に本店又は主たる事務所がないことに加え、
ロ）代表者が法人の登記簿上及び住民票上の住所に居住していないか、
法人の登記簿上の代表者が死亡して存在しないこと
を調査することが想定されるが、その他にどのような調査を行うのかや、その在り方については、その判断をどの機関が行うことになるのかを含め、引き続き検討する。
※民法・不動産登記法部会『民法・不動産登記法（所有者不明土地関係）等の改正に関する中間試案』２０１９年１２月ｐ９
い 部会資料３０
ア 所在不明を要件とする既存制度（参考・前提）
(3)共有者の所在等が不明であること（所在等不明）の意味
・・・現行法において裁判所が認定しているのは、表意者が相手方の所在を知ることができないこと（民法第９８条）（注・公示による意思表示）や当事者の住所、居所その他送達をすべき場所が知れないこと（民事訴訟法第１１０条）（注・公示送達）であり、これらの要件が認められるための探索方法については明文の規定がなく、裁判所が事案に応じて適切に認定している。
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ７（管理決定について）
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ１４（同趣旨・持分取得裁判について）
イ 新制度における調査の場所
これを前提とすると、探索方法等も、裁判所が事案に応じて適切に判断すべきということになると考えられるが、例えば、対象物が不動産であり、所有者が自然人である場合に、所在を知ることができないとの要件を認定するためには、パブリック・コメントでは異論もあったものの、その所有者の権利を不当に害すべきではないとの観点から、少なくとも、登記簿上及び住民票上の住所に居住していないかどうかを調査する（所有者が死亡している場合には、戸籍を調査して、その戸籍の調査で判明した相続人の住民票上の住所を調査する）ことが必要になると考えられる・・・。
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ７（管理決定について）
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ１４（同趣旨・持分取得裁判について）
５ 相続人不存在（未確定）→特定不能にあたる
実際によくあるのは、登記上の共有者の住民票はなく、戸籍には死亡の記録があるという状況です。この場合は、戸籍から相続人を特定します。原則として相続人が権利（所有権・共有持分権）を承継しているはずだからです。
ここで、戸籍上、相続人がいない、ということもあります。この場合も、共有者を特定できない（誰か分からない）ということにあたります。ただし、家庭裁判所により相続財産清算人（令和３年改正前の相続財産管理人）が選任されている場合は、相続財産清算人（正確には相続財産法人）が共有者であり、特定できたといえることになります（つまり特定不能・所在不明を前提とする手続は利用できません）。
相続人不存在（未確定）→特定不能にあたる
あ 部会資料３０
ア 否定的見解
（注・持分取得裁判について）
(4)また、試案（後注１）では、共有者の１人が死亡し、相続人が不分明である場合についても、現在検討している持分取得の仕組みを適用するのか慎重に検討することとしていた。
パブリック・コメントでは、特別縁故者が当該持分を取得することを保障する観点から、この場合にこの仕組みを適用することに否定的な意見があった。
イ 肯定的見解→採用
もっとも、特別縁故者が当該持分を取得することを希望する場合には、相続財産管理人（注・令和３年改正により「相続財産清算人」と変更された）の選任の申立て（民法第９５２条）と相続財産分与の申立て（民法第９５８条の３）をすればよく（相続財産管理人の選任がされれば、持分取得の仕組みの要件を欠くことになる。）、この仕組みを適用すること自体を否定する必要はないように思われる。
また、特別縁故者は、相続財産管理人が清算した後の相続財産について分与を求めることができるのであり、この持分取得の仕組みを利用した後に相続財産法人が取得する供託金還付請求権を分与の対象とすれば、その保護は図ることができる。
そうすると、この場合にこの仕組みを適用することを直ちに否定する必要はないようにも思われる。
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ１５
い 部会資料５６
ア 相続人不明→特定不能
表題部所有者不明土地の場合を除き、共有者の特定が問題となるのは、通常、所有権の登記名義人が死亡し、相続人が不明なケース(共有に係る所有権の登記名義人の一部の者が死亡し、その相続人が不明なケースを含む。)であると考えられるが、
イ 調査方法
このような相続人の調査は、例えば、登記移転請求訴訟において、登記名義人が死亡し、その相続人として登記義務者となるべき者（被告）を特定する際の調査と同様であると解され、その中心は戸籍の調査になると思われる・・・。
※法制審議会民法・不動産登記法部会第２４回会議（令和３年１月１２日）『部会資料５６』ｐ１０
６ 所在不明の調査・他の共有者へのヒアリングなど
所在不明の調査の話しに戻ります。登記や住民票から判明する住所に当該共有者Aが住んでいない、というだけで、一定の調査をしたけれど所在が判明しなかった、と認めてもらえるとは限りません。Aがどこにいるかを知っていると思われる人に聞いてみるという努力（調査）も必要です。典型例は他の共有者（申立人とA以外の共有者）です。
それ以外にも、たとえば警察への捜索届を出す、ということもあり得ますが、これは必須というわけではないと思われます。
所在不明の調査・他の共有者へのヒアリングなど
あ 部会資料５９→他の共有者へのヒアリング
そのため、基本的には、所在等不明共有者とされている者の所在等を知ることができないというためには、申立てをする共有者がその他の共有者に対して所在等不明と目される共有者の所在等を知っているかを確認しても、所在等を知り得なかったことなどを立証する必要が生じると思われる。
※法制審議会民法・不動産登記法部会第２５回会議（令和３年１月２６日）『部会資料５９』ｐ８
い 裁判所・申立書の説明文書
4 添付書類
・・・
□共有者の所在等が不明であることを裏付ける関係資料の写し（住民票、戸籍謄本、返却された郵便物、捜索願、他の共有者から聴取した書面等）
※裁判所ウェブサイト『所在等不明共有者がいる場合の共有物管理・変更の申立てについて』
※裁判所ウェブサイト『所在等不明共有者持分取得申立てについて』
※裁判所ウェブサイト『所在等不明共有者持分譲渡の権限付与の申立てについて』
７ 法人の「所在不明」の内容（概要）
所有者や共有者が法人である場合にも、その法人が所在不明ということもあります。登記などの資料から分かる本店には法人の従業員その他の関係者はいない、ということに加えて、代表者とも連絡がとれないような状況も必要とされます。細かい議論のありますので、別の記事で説明しています。
詳しくはこちら｜法人の「所在不明」の内容（代表者不存在の扱いなど）
８ 所在不明の継続期間→不要
ところで、BがAの登記上の「住所」に通知（手紙）を出したところ、たまたまAが１週間旅行にでかけていた（ので返答できなかった）という状況もあります。このケースではAは登記上の「住所」に住んでいるので所在不明ではありません。このような状況を想定して、法改正の議論の中では、「◯か月連絡がつかない」ことを要件とするという発想も出ていました。しかし、同種の既存のルールではこのような「継続期間」が設定されているものはない、などの理由で、採用されませんでした。
所在不明の継続期間→不要
あ 所在不明継続期間を必要とする発想
（注・持分取得裁判について）
(2)そのほか、パブリック・コメントでは、所在不明期間が一定の期間継続していたことを要件とすべきとの意見があった。
確かに、一時的に連絡が付かない場合にまで持分を喪失させるべきではないが、そのようなケースは、そもそも、所在不明ではないと考えられる。
い 所在不明継続期間を不要とする意見→採用
ア 共有物分割訴訟との比較
他方で、共有者は他の共有者に対して共有物分割請求権を有しているのであり、現行法でも、他の共有者の所在が不明である場合には公示送達を利用した上で裁判による共有物分割の審理が進行し、その持分を喪失することは当然にあり得ること、その公示送達の際に所在不明期間が一定の期間継続していたことは要件とされていないことからすると、単に一時的に連絡が付かないケースはそもそも別として、所在不明期間が一定の期間継続していたことを要件とすることは難しいと思われる。
イ 公告期間の設定の影響
また、後記５のとおり、公告期間を設け、一定の期間は持分の取得を認めないこととすることで、一時的に不在であるケースは除外することも可能であると考えられる。
ウ 結論→継続期間不要
そのため、所在不明期間が一定の期間継続していたことを要件とはしないことが考えられる。
※法制審議会民法・不動産登記法部会第１３回会議（令和２年６月２日）『部会資料３０』ｐ１４、１５
９ 所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その１
いくつかの裁判手続（非訟手続）の中で、申立人には、所有者や共有者の所在不明を証拠として提出することが要求されます（前述）。提出する証拠の１つとして、申立人（やその代理人）が行った調査を報告書として作成したものがあります。
裁判所が、書式として公表しているものがありますので、その書式を紹介します。長いので５つに分けます。
まず最初の部分では、タイトルや日付という書面一般に共通の部分から始まり、次に、メインの部分です。とはいっても、共有者（や所有者）を探す努力をしましたというメッセージだけで、細かい調査（努力）の内容は分類して別の項目にする、という体裁となっています。
所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その１
あ タイトルと日付・作成者
令和 年（チ）第 号（不明所有者 ）
所有者・共有者の探索等に関する報告書
令和 年 月 日
申立人 印
い 本文
下記第１の（土地・建物）に係る”所有者・共有者（以下「所有者等」といいます。）の探索
等をした結果は、次のとおり”です
（※複数の所有者等の場合、原則として、各所有者等（相続が発生している場合には各相続人ごと）について各通の報告書をお出しいただくことになります。
ただ、例えば、二筆の土地であっても、登記名義人が同一で、その同一性が確実な資料により確認できる場合、一通の報告書でよい場合もございます。）。
う 対象不動産の特定
第１ 対象となる土地・建物（申立人において、「所有者不明土地・建物」であると主張する土地・建物）
添付の不動産登記事項証明書のとおり
※裁判所ウェブサイト『所有者・共有者の探索等に関する報告書』
１０ 所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その２
報告書の次の部分は、登記名義人を探す努力（調査）の内容を記載する部分です。登記上の共有者（所有者）が、実際の共有者（所有者）であるのが原則なので、まずは登記に出ている者を対象として探すことになります。
探すための住所も、まずは登記に出ている住所とすればよいのですが、実際には、転居しても登記は古い住所のまま、ということがよくあります。転居先が判明した場合は転居先の住所について調査することになります。調査の具体的内容は手紙を送付することや実際にその場所に行ってみる、ということがあります。
所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その２
1 不動産登記事項証明書の交付請求の結果
→添付の不動産登記事項証明書のとおり
2 登記名義人に対する書面の送付又は訪問の結果
⑴不動産登記記録上の住所・事務所への調査
ア 書面を送付した。
→発送日 令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果 還付（事由： ）（封筒コピー添付）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
イ 訪問した。
→日時令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
⑵不動産登記記録上の住所・事務所以外の住所・居所・事務所の調査
ア 添付の（住民票・戸籍（除籍）・戸籍附票・法人登記簿）のとおり
※このほかに判明した住所がある場合は、以下に記載してください。
判明した住所等
判明した経緯等
イ 該当がなかった（不在籍、不在住証明書等を添付）
ウ アで判明した住所等への調査
a 書面を送付した。
→発送日令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果 還付（事由： ）（封筒コピー添付）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
b 訪問した。
→日時令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
※裁判所ウェブサイト『所有者・共有者の探索等に関する報告書』
１１ 所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その３
報告書の次の部分は、登記名義人以外の者が共有者（所有者）である（と思われる）場合に記載するものです。たとえば、相続や売買で共有者が違う者になったのに、登記は古い共有者のまま、ということがあり得ます。逆にそのような事情があるとは思えない場合は、この部分は記載不要です。
所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その３
1 登記名義人のほかに、所有者と思料される者は、（いない・いる）。
（いる場合）
住所添付の（住民票・戸籍（除籍）・戸籍附票・法人登記簿）のとおり
氏名（名称）
判明した住所等
判明した経緯等
（※登記名義人のほかに、所有者と思料される者がいない場合は、２の記載は不要です。）
2 上記１の者への書面の送付又は訪問の結果
ア 書面を送付した。
→発送日令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果
還付（事由： ）（封筒コピー添付）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
イ 訪問した。
→日時令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
※裁判所ウェブサイト『所有者・共有者の探索等に関する報告書』
１２ 所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その４
報告書の次の部分は、今探している者の所在を知っていると思われる者へのヒアリング（質問）です。共有者を探すケースでは、調査している者自身と所在不明の共有者、以外の共有者からのヒアリングは必須といえるでしょう。共有者が２名のケースではその他の共有者（ヒアリングする者）はいないことになります。
所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その４
1 登記名義人が法人である場合に、代表者等（清算人、破産管財人）に関する調査をした結果は次のとおりである。
⑴法人登記簿上の住所への調査
ア 書面を送付した。
→発送日令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果
還付（事由： ）（封筒コピー添付）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
イ 訪問した。
→日時令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
⑵法人登記簿上の住所以外の住所・居所の調査
ア 添付の（住民票・戸籍（除籍）・戸籍附票）のとおり
※このほかに判明した住所がある場合は、以下に記載してください。
判明した住所等
判明した経緯等
イ 該当がなかった（不在籍、不在住証明書を添付）
ウ アで判明した住所等への調査
a 書面を送付した。
→発送日令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果
還付（事由： ）（封筒コピー添付）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
b 訪問した。
→日時 令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
・・・
⑶代表者等が死亡等により存在しないことを示す事情
・・・
2 上記１以外の所有者確知情報を保有すると思料される者が（いる・いない（判明しない。）。）
（いる場合）次の者に、所有者確知情報の提供を請求した。
（※複数いる場合は、別紙を用いてください。）
⑴請求の相手方
ａ 当該土地を現に占有する者
ｂ 当該土地につき、所有権以外の権利を有する者
ｃ 当該土地にある物件に関し、所有権その他の権利を有する者
ｄ 親族
ｅ 在外公館の長
ｆ 所有権に関する登記がない土地で、表題部の所有者欄に所有者の全部又は一部の氏名、名称、住所が記載されていないもの
(a)閉鎖登記簿又は土地台帳を備えると思料される登記所の登記官
(b)（表題部の所有者欄に市町村内の区域等の名称のみが記録されている土地、または、
表題部の所有者が２人以上で、かつ、その全部もしくは一部の氏名等が記載されていな
い土地である場合、）当該土地の市町村の長
⑵情報提供の請求の方法、結果
ａ 書面を送付した。
→発送日 令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果
還付（事由： ）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
ｂ 訪問した。
→日時 令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
・・・
ｃ その他（情報提供の請求の方法及び結果を簡潔に記載し、資料があれば、添付してください。）
※裁判所ウェブサイト『所有者・共有者の探索等に関する報告書』
１３ 所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その５
報告書の最後の部分は、登記に出ている共有者（所有者）が存在しない場合に記載する箇所です。自然人であれば亡くなったことが判明している、法人であれば解散したことが判明している、という状況のことです。
相続の場合は、相続人が新たな共有者になるのが原則なので、相続人が存在しない（相続放棄によって相続人ではない扱いになった）という事情が必要です。
所有者・共有者の探索等に関する報告書（裁判所書式）その５
1 登記名義人（個人）の相続関係
→相続関係図のとおり（相続関係図を添付してください。）
2 登記名義人（個人）の戸籍（除籍）（出生～死亡）、判明した全ての相続人の戸籍（除籍）（登記名義人とのつながりがわかるようにしてください。）、登記名義人及び相続人の戸籍附票、住民票の請求
→添付の（戸籍（除籍）・戸籍附票・住民票）のとおり
3 判明した相続人及び相続人に対する土地所有者確知情報の請求結果
ａ
住所
氏名 （名義人との関係： ）
方法 令和 年 月 日（書面送付・訪問・ ）
結果
ｂ
住所
氏名 （名義人との関係： ）
方法 令和 年 月 日（書面送付・訪問・ ）
結果
ｃ
住所
氏名 （名義人との関係： ）
方法 令和 年 月 日（書面送付・訪問・ ）
結果
ｄ
住所
氏名 （名義人との関係： ）
方法 令和 年 月 日（書面送付・訪問・ ）
結果
4 登記名義人（法人）の解散
⑴解散後の承継先（法人の名称： ）
承継の原因：添付の法人登記簿（閉鎖登記簿を含む。）のとおり
⑵承継した法人に対する土地所有者確知情報の請求結果
ア 書面を送付した。
→発送日 令和 年 月 日
方法 書留郵便・その他（ ）
結果
還付（事由： ）（封筒コピー添付）
回答があった（内容： ）
その他（内容： ）
イ 訪問した。
→日時 令和 年 月 日（ ）午 時 分ころ
訪問した者
所属等
氏名
訪問の結果（書ききれない場合は、別紙を用いてください。）
※裁判所ウェブサイト『所有者・共有者の探索等に関する報告書』
本記事では、共有者や所有者の特定不能・所在不明の内容と証明（調査）の方法や、調査報告書の書式を説明しました。
実際には、個別的な事情によって、法的判断や最適な対応方法は違ってきます。
実際に共有者や所有者の特定不能や所在不明という問題に直面されている方は、みずほ中央法律事務所の弁護士による法律相談をご利用くださることをお勧めします。
